Pertanyaan
1. Evaluasi
sistem pengendalian saat ini untuk departemen produksi, pemasaran, dan
pembelian Aloha Products.
2. Pertimbangkan
strategi kompetisi perusahaan, perubahan apa yang anda sarankan untuk sistem kontrol
dari ketiga departemen tersebut ?
Jawaban
1.
Evaluasi Sistem Pengendalian :
A.
Departemen
Produksi
Pada
manajemen perusahaannya, Aloha Products memiliki sistem penetapan pusat
tanggungjawab yang tidak tepat, sebab pada ketiga unit pabrik yang ditetapkan
sebagai pusat laba namun tidak dapat bekerja selayaknya pusat laba itu sendiri
karena terdapat banyak batasan yang diberikan oleh manajemen pusat. Adapun masalah
– masalah yang terjadi pada sistem pengendalian pabrik adalah :
1)
Jumlah
input produksi tidak ditentukan oleh manajer pabrik sehingga tujuan dari pusat
laba untuk memaksimalkan tingkat laba tidak dapat tercapai, sebab hal tersebut
mempengaruhi pusat laba yang seharusnya diberikan kepada manajer pabrik untuk
memprediksi laba mendatang.
2)
Sebagai
pusat laba, pabrik diberi batasan dengan tidak diberikan wewenang dalam menentukan
jadwal dan tingkat produksi, sebaliknya hal ini ditentukan oleh pusat. Padahal
seharusnya manajer pabrik yang menentukan hal tersebut untuk menentukan tingkat
produksi yang efektif sesuai dengan kapasitas pabrik saat itu.
3)
Manajer
pabrik tidak memiliki akses terhadap penjualan produk.
4)
Pada
dasarnya ide pengukuran kinerja dan pemberian bonus yang didasarkan pada gross
margin cukup baik, karena dengan seperti itu setiap kepala pabrik
termotivasi untuk lebih mengefisienkan dan mengefektifkan biaya-biaya yang
dapat ia kontrol di dalam pabriknya seperti biaya pada proses pemanggangan,
penggilingan dan pengemasan. Biaya bahan baku tidak dapat ia kontrol karena itu
merupakan biaya yang diberikan oleh departemen pembelian. Akan tetapi, teknik
pengukuran kinerja dan perhitungan bonus seperti ini akan efektif bila
perusahaan memberikan kebebasan pada pabrik dalam menentukan tingkat input,
output, dan penjualan produk.
B.
Departemen
Pemasaran
1)
Adanya suatu rangkap tanggung
jawab/jabatan yang diemban oleh Presiden dan wakil presiden bagian penjualan
(Presiden dan wakil presiden bagian penjualan bertanggung jawab juga atas
periklanan dan promosi produk) dimana tugas tersebut seharusnya diamanahi oleh
seorang yang bekerja dibidang departemen marketing/pemasaran.
2)
Kebijakan perusahaan dalam
melakukan penggabungan pencatatan akun biaya overhead pabrik-pabrik perusahaan
kedalam satu akun yang bernama biaya overhead umum korporat akan sangat
menyulitkan bagi manajer dalam melakukan analisis manajerialnya. Kebijakan
penjualan kembali yang dilakukan unit penjualan perusahaan saya rasa kurang
tepat. Contoh konkrit ketika perusahaan lebih menetapkan nilai kontrak daripada
harga pasar. Dengan evaluasi yang diberikan. Penjualan dengan harga berdasarkan
biaya kontrak akan memicu kerugian yang cukup besar bagi perusahaan ketika
harga pasar dari biji kopi hijau mengalami kenaikan/penurunan. Sebaliknya.
Fluktuasi harga biji kopi didunia tidak menentu disebabkan oleh banyak faktor
(salah satunya faktor cuaca)
3)
Di dalam
kasus tidak banyak informasi mengenai sistem pengendalian yang ada pada
departemen ini. Akan tetapi, kita dapat melihat bahwa sering ada selisih antara
pengiriman bahan baku dengan permintaan aktual. Ini dapat mengindikasikan bahwa
penjualan relatif tidak stabil, bahkan seringkali turun. Hal ini menyebabkan
perusahaan harus menjual atau membeli bahan baku dari broker atau perusahaan
lain dengan menggunaka spot price yang fluktuatif. Sehingga dapat
menimbulkan laba atau rugi yang sulit dikontrol.
C.
Departemen
Pembelian
1)
Perusahaan tidak memiliki
unit/departemen pembelian internal sendiri yang secara khusus menangani kontrak
pembelian persediaan biji kopi hijau dengan para broker/makelar biji kopi hijau
dipasaran. Pembebanan tugas/tanggung jawab tersebut akan menyebabkan tidak terfokusnya
bagian penjualan dalam mencapai target penjualan yang telah direncanakan.
2)
Kebijakan kontraktual yang
dilakukan secara individual (ditentukan oleh unit pembelian tanpa ada
koordinasi dengan pihak perusahaan Aloha Products) berakibat terjadinya kelebihan
permintaan yang dilakukan oleh pihak unit pembelian dengan kebutuhan aktual
yang dibutuhkan perusahaan. Bagian penjualan bertanggung jawab atas target
penjualan yang telah direncanakan dengan total penjualan aktual yang terjadi di
perusahaan. Setelah melakukan evaluasi secara menyeluruh sistem pengendalian
manajemen yang diterapkan dari ketiga departemen tersebut. Sistem pengendalian
manajemen yang baik diperusahaan adalah adanya kejelasan tanggungjawab (tanpa
terjadinya rangkap jabatan/tanggungjawab) yang akan sangat berpengaruh terhadap
tingkat keberhasilan suatu perusahaan.
3)
Pada
umumnya sistem yang digunakan untuk pembelian bahan baku yang dilakukan oleh
departemen ini sudah cukup baik, yaitu menggunakan future contracts yang
bertujuan untuk menjaga kestabilan harga ataupun nilai bahan baku. Akan tetapi,
perlu diingat bahwa sering terjadi selisih pengiriman aktual dengan permintaan,
ini berarti adanya ketidak-sepahaman antara departemen pemasaran dengan
departemen pembelian.
2.
Saran
Akan lebih
baik bila pusat tanggung jawab pada pabrik diganti sebagai pusat biaya sehingga
manajer pabrik tidak perlu lagi memaksimalkan tingkat laba yang sebernarnya
tidak dapat dimaksimalkan karena kebijakan pusat yang tidak tepat. Bila pabrik
ditetapkan sebagai pusat biaya, maka pengukuran kinerja pabrik seharusnya
dilakukan berdasarkan tingkat pengefektifan sumber daya sehingga jumlah output
akan lebih maksimal.
Kebijakan tentang penjualan dan pemasaran sebaiknya tetap dilakukan oleh
kantor pusat. Sumber daya pemasaran akan lebih baik jika dimanfaatkan/digunakan
dibawah satu unit, karena ketiga pabrik yang ada memproduksi produk yang sama.
Sehingga, apabila kantor pusat yang menangani fungsi pemasaran, maka perusahaan
dapat mempromosikan merek dengan cara yang paling efisien dan terintegrasi.
Akan tetapi, departemen pemasaran juga harus melakukan tindakan untuk mengatasi
masalah tidak stabilnya permintaan.
Akan lebih baik jika sebelum melakukan pembelian departemen pembelian
meng-komunikasikannya lebih dahulu ke departemen produksi dan pemasaran.
Sehingga, pembelian yang dilakukan tepat sasaran, yaitu sesuai dengan kapasitas
produksi pabrik dan sesuai dengan permintaan pasar. Hal ini memberikan
kesempatan bagi pabrik untuk mengendalikan input mereka sesuai dengan kebutuhan
mereka. Selain itu, departemen pembelian sebaiknya membentuk dan mempertahankan
relasi baru dengan petani dan pemasok. Sehingga, dapat menjaga kepastian
tersedianya bahan baku dan juga dapat mencapai penghematan biaya dari pembelian
grosir.
Ketika
terjadi kelebihan pemesanan yang dilakukan unit pembelian terpisah dengan
kebutuhan aktual persediaan biji kopi Aloha Produtcs. Kebijakan alternatif yang
diambil oleh unit penjualan perusahaan salah satunya adalah menjual kembali ke
pasar bebas (biasanya ke pengusaha kecil) dengan tarif sesuai biaya kontrak
yang ditanggung oleh perusahaan. selain itu biaya overhead pabrik idealnya harus dicatat dimasing-masing pabrik
tempat terjadinya kegiatan produksi. Harapannya adalah akan dapat meingkatkan
kinerja perusahaan serta tujuan & harapan perusahaan tercapai.
Ketika
departemen pembelian didalam perusahaan telah terbentuk disarankan pula kepada
perusahaan untuk membentuk bagian/departemen khusus yang menangani
pembelian/kontrak biji kopi dengan para broker/makelar
biji kopi hijau sehingga departemen penjualan dapat fokus dalam menjalankan
tugasnya sebagaimana mestinya (tidak terjadi rangkap jabatan atau
tanggungjawab)
Departemen
pembelian harus mampu melakukan analisis pembelian secara komperhenship untuk
menghindari terjadinya kelebihan stock
biji kopi hijau kembali. Perusahaan disarankan melakukan investasi lahan
dinegara-negara pengekspotir biji kopi (investasi perkebunan kopi hijau)
sehingga perusahaan memiliki sitem pengendalian intern penuh terhadap input
biji kopi yang masuk kedalam gudang perusahaan.
0 komentar:
Posting Komentar