CASE 8-1 ALLIED OFFICE PRODUCTS_Sistem Pengendalian Manajemen

SOAL :

1)    Menggunakan Informasi dalam teks dan di Tampilan 5 (Exhibit 5), hitunglah biaya layanan berdasarkan aktivitas untuk bisnis TFC.

2)    Menggunakan sistem perhitungan biaya yang baru, hitunglah biaya layanan distribusi untuk “Customers A” dan “Customers B”.

3)    Apa kesimpulan yang dapat anda ambil  mengenai profitabilitas dari dua Customers tersebut.

4)    Apakah sebaiknya TFC mengimplementasikan sistem penetapan harga Services Based Pricing (SBP)?

Apa saran manajerial yang anda miliki untuk Allied mengenai bisnis TFC? Bagaimana Tampilan 1 (Exhibit 1) berkaitan dengan pertanyaan ini?

JAWABAN :

1)    Biaya layanan berdasarkan aktivitas dapat dihitung dengan menggunakan rumus Activity Based Cost (ABC). Berikut Ini merupakan Tahapan untuk menerapkan ABC:

a.     Mengidentifikasikan dan mendefinisikan aktivitas dan pul aktivitas.
Cara untuk memahami aktivitas dan bagaimana aktivitas tersebut digabungkan disusun dalam lima tingkat: tingkat unit, tingkat batch, tingkat produk, tingkat pelanggan, dan pemeliharaan organisasi.

•      Aktivitas tingkat unit, contoh menyediakan tenaga untuk menjalankan peralatan menjadi aktivitas tingkat unit karena tenaga cenderung dikonsumsi secara proporsional dengan jumlah unit produksi.

•      Aktivitas tingkat bath, contoh membuat pesanan produksi, pengaturan peralatan dan pengaturan pengiriman kepada pelanggan

•      Aktivitas tingkat produk, contoh aktivitas merancang produk, mengiklankan produk, dan biaya manajer dan staf produksi 

•      Aktivitas tingkat pelanggan, contoh aktivitas seperti telepon untuk penjualan, pengiriman catalog, dukugan teknis yang tidak terpaku pada produk tertentu.

•      Aktivitas pemeliharaan organisasi, contoh kebersihan kantor eksekutif, penyediaan jaringan computer, pengaturan pinjaman, penyusunan laporan tahunan untuk pemegang saham dan sebagainya.

b.     Bila mungkin, menelusuri biaya overhead secara langsung ke aktivitas dan objek biaya

c.     Membebankan biaya ke pul biaya aktivitas

d.     Menghitung tarif aktivitas

e.     Membebankan biaya ke objek biaya dengan menggunakan tarif aktivitas dan ukuran aktivitas.

f.      Menyiapkan laporan manajemen

Rumus yang digunakan sebagai berikut :

ABC =

Pul Biaya Aktivitas	Total Biaya Berd. Aktivitas	Total Ukuran	Jumlah (ABC)
Penyimpanan	$ 1.550.000	350.000 karton	$ 4,43 per karton
Penanganan Permintaan	$ 1.801.000	310.000 Permintaan	$ 5,81 per permintaan
Pemilihan Stok Gudang Pasar	$ 761.000	310.000 X 2,5 line	$ 0,91 per line
Aktivitas “Pick Pack”	$ 734.000	310.000 X 2,5 line X 90 %	$ 1,05
Entri Data	$ 612.000	310.000 X 2,5 line	$ 0,79 per line
Desk Top Delivery	$ 250.000	8.500 Permintaan	$ 29,41 per permintaan

Ongkos angkut muatan berdasarkan penjualan sebenarnya dimana biaya persediaan sebesar  13% dari saldo persediaan rata-rata. Persediaan di gudang milik klien yang belum diambil dikenakan biaya 1,5% per bulan setelah 9 bulan di gudang.

2)    Berikut merupakan perhitungan biaya layanan distribusi yang baru setelah menentukan ABC pada nomor 1.

Customers A

Pul Biaya Aktivitas	Tarif Aktivitas (Jumlah)	Aktivitas	Biaya ABC
Penyimpanan	$ 4,43	350	$ 1.550
Penanganan Permintaan	$ 5,81	364	$ 2.114,72
Pemilihan Stok Gudang Pasar	$ 0,91	0	-
Aktivitas “Pick Pack”	$ 1,05	910	$ 957,62
Entri Data	$ 0,79	910	$ 718,61
Desk Top Delivery	$ 29,41	0	-

Kalkulasi Biaya ABC untuk Customers A = $ 5.340,95

Customers B

Pul Biaya Aktivitas	Tarif Aktivitas (Jumlah)	Aktivitas	Biaya ABC
Penyimpanan	$ 4,43	700	$ 3.100
Penanganan Permintaan	$ 5,81	900	$ 4.589,65
Pemilihan Stok Gudang Pasar	$ 0,91	0	-
Aktivitas “Pick Pack”	$ 1,05	2.500	$ 2.630,82
Entri Data	$ 0,79	2.500	$ 1.974,19
Desk Top Delivery	$ 29,41	26	$ 764,71

Kalkulasi Biaya ABC untuk Customers B = $ 13.059,37

3)    Berdasarkan hasil kalkulasi “ABC”-based service cost for the TFC business pada nomor 2 kasus yang sama, diketahui bahwa customer A mengeluarkan yang lebih sedikit biaya untuk service (pelayanan) yang disediakan oleh Allied dibandingkan dengan customer B. Dengan begitu customer B berpotensi memberikan Allied revenue yang lebih besar jika pembebanan biaya service berdasarkan ABC. Dilihat dari jumlah pembelian customer B yang lebih banyak, Allied akan mempertahankan customer B bahkan meningkatkan pembeliannya. Customer A memiliki ketergantungan yang rendah terhadap servis yang diberikan Allied, sehingga tidak menutup kemungkinan customer A akan dapat pergi meninggalkan Allied dan berpindah kepada supplier lain. Dengan demikian, Allied mempertahankan Customer B dengan tujuan untuk memperoleh laba lebih banyak walaupun mengorbankan banyak biaya.

4)    Ya, TFC sebaiknya mengimplementasikan Services Based Pricing (SBP) System. Walaupun dengan menggunakan SBP mungkin tidak menjamin bahwa profitabilitas TFC akan meningkat, dengan bantuan ABC system (yang berguna untuk mengetahui pelanggan yang berpotensi menguntungkan dan yang tidak), SBP akan memberikan kontribusi yang besar terhadap Penjualan Bersih dari divisi Total Forms Control (TFC).

5)    Dari Exhibit 1 (The Value Chain Concept-TFC), bagian yang memberikan kontribusi lebih kepada TFC hanya Stock Selection & Pick Pack dan Desk Top Delivery. Dengan demikian, diharapkan bahwa aktivitas-aktivitas yang lain seperti Storage & Inventory financing, Freight dapat memberikan nilai tambah yang lebih besar terhadap pelanggan.

TFC harus menetapkan harga pada klien sesuai dengan servis yang mereka manfaatkan. Sebaiknya TFC menggunakan sistem “cost plus pricing strategy”. Hal ini mengimplementasikan bahwa klien harus dibebani harga sesuai dengan servis yang dikenakan ditambah dengan sejumlah mark-up. Dengan demikian akan dikenakan harga yangg fair bagi klien.

Dari 6 aktivitas kegiatan, ada beberapa efisiensi yang bisa dilakukan untuk meningkatkan TFC : 

a.    Bagian gudang (storage) melakukan penyimpanan karton dan memproses permintaan. Jumlah ruang gudang yang kami butuhkan bergantung pada jumlah karton.

b.    Bagian gudang memiliki banyak karton yang menganggur lama. Jika bagian gudang menciptakan program sewa guna usaha yang fleksibel dan mengubah konfigurasi lorong, mungkin dapat menyesuaikan kebutuhan ruang jika jumlah karton yang disimpan berubah. Bagian gudang memiliki sebagian persediaan yang telah menganggur.

c.    Efisiensi dari bagian pengepakan (pickpack) dapat ditingkatkan dengan meningkatkan otomatisasi, mungkin bisa diganti dengan menggunakan robot.

d.    Efisiensi dari bagian entry data: Dimana pengentrian data dilakukan dalam jumlah yang lumayan banyak, dan cenderung dilakukan berulang kali untuk barang yang sama, sehingga petugas dari entri barang itu sangat kesulitan. Sebaiknya untuk barang yang sama tidak usah dilakukan dua kali atau lebih, akan tetapi cukup dilakukan penjumlahan barang tersebut untuk periode entri yang dilakukan pada hari yang sama.

TFC harus menetapkan harga pada klien sesuai dengan servis yang mereka manfaatkan. Sebaiknya TFC menggunakan sistem “cost plus pricing strategy”. Hal ini mengimplementasikan bahwa klien harus dibebani harga sesuai dengan servis yang dikenakan ditambah dengan sejumlah mark-up. Dengan demikian akan dikenakan harga yang fair bagi klien.

Hubungan proses di dalam rantai nilai dari perusahaan Allied
Suatu perusahaan dalam menganalisis hubungan proses di dalam rantai nilai, mencari cara untuk meningkatkan efisiensinya. Efisiensi dari bagian desain rantai nilai dapat ditingkatkan dengan mengurangi jumlah komponen terpisah dan meningkatkan kemudahan untuk memproduksinya.

a.    Efisiensi dari bagian dalam dapat ditingkatkan dengan menggunakan komputer untuk menempatkan pesanan secara otomatis, dengan membatasi pengantaran menjadi jumlah yang just in time (yang mengurangi persediaan) dan dengan membuat pemasok bertanggung jawab atas kualitas. 

b.    Efisiensi dari bagian produksi dapat ditingkatkan dengan meningkatkan otomasi, mungkin bisa diganti dengan menggunakan robot.

c.    Efisiensi dari bagian luar dapat ditingkatkan dengan membuat pelanggan memesan secara elektronik, dengan meningkatkan efisiensi dari operasi gudang.

Semua bagian dari rantai nilai dianalisis bersamaan, jika tidak, peningkatan di satu mata rantai mungkin ditiadakan oleh tambahan biaya di mata rantai lain.