Selasa, 18 Juni 2013

Pengantar Pemrosesan Transaksi, dan Pengendalian Internal

I.          Siklus transaksi
Aktivitas ekonomi perusahaan diproses oleh tiga siklus transaksi yaitu, siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus ini terdapat dalam semua jenis bisnis, baik itu berupa mencari laba ataupun yang  nirlaba.
§  Siklus Pengeluaran
Aktivitas bisnis ini dimulai dengan pemerolehan  bahan baku, properti, dan tenaga kerja melalui pertukaran dengan kas. Pada umumnya transaksi pengeluaran didasarkan pada hubungan kredit diantara mitra dagang. Terdapat beberapa subsistem utama dalam silus ini yaitu, sistem pembelian/utang, sistem pengeluaran kas, sistem penggajian dan sistem aktiva tetap
§  Siklus Konversi
Pada siklus konversi ini terdiri atas dua subsistem utama. Yang pertama yaitu, Sistem produksi, yang mana melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisik melalui proses produksi. Termasuk pula dalam penetapan kebutuhan bahan baku ke produksi, otoritas kerja yang harus dilakukan dan pelepasan bahan baku ke produksi serta pengarahan pergerakan bahan dalam prosesnya. Yang Kedua yaitu dan Sistem akuntansi biaya yang memantau arus  informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan kemudian digunakan untuk penilaian persediaan, penganggaran, pengendalian biaya, dan keputusan manajemen.
§  Siklus Pendapatan
Siklus ini terkait mengenai penjualan barang jadi ke pelanggan melalui, yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan kredit. Subsistem utama yang terdapat dalam  siklus pendapatan ini  yaitu pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas.

II.          Pencatatan Akuntansi
2.1 Sistem Manual
Pada bagian ini mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus transaksi. Yang dimulai dengan pembahasan mengenai pencatatan tradisional yang digunakan dalam sistem manual yaitu,  dokumen, jurnal dan buku besar.
v Dokumen, menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi  yang terjadi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Terdapat tiga jenis dokumen yaitu:
§  Dokumen sumber, digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi
§  Dokumen produk, merupakan hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses
§  Dokumen perputaran, adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya
v Jurnal, catatan ayat - ayat secara kronologis. Terdapat dua jenis jurnal :
§  Jurnal khusus, digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusu yang muncul dalam volume besar
§  Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk memcatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama.
v Buku besar, adalah sebuah buku akun keuangan, yang menggambarkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis buku besar:
§  Buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali,
§  Buku besar pembantu, yang berisi perincian akun individual yang membentuk akun pengendali tertentu.
2.2 Jejak Audit
Berguna untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Salah satu  tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Jejak audit bereperan penting dalam proses pengujian akun dan transaksi utama perusahaan untuk sampai pada opini keseluruhan tentang kelayakan penyajian laporan keuangan.
2.3 Sistem Berbasis Komputer
Catatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer dapat disajikan dalam 4 jenis file magnetis:
v File Master, nilai data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya buku besar umum dan buku besar pembantu.
v File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk merubah atau memperbarui data dalam file induk.
v File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi, misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standar untuk penghitungan pajak.
v File Arsip, berisi catatan teransaksi pada masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang.
III.          Teknik Dokumentasi
Pada bagian ini terdapat enam teknik dokumentasi dasar yang akan dibahas, yaitu: diagram arus data, diagram relasi entitas, bagan alir sistem, bagan alir program, bagan alir dokumen dan diagram tata letak catatan.
v  Diagram arus data, menggunakan symbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.
v  Diagram relasi entitas, teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas.
v  Bagan alir sistem, adalah bentuk grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik. Elemen yang termasuk departemen organisasional, sistem manual, catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku )
v  Bagan alir program, menyediakan perincian yang penting untuk melakukan audit teknologi informasi .
v  Bagan alir , tujuannya membeikan penjelasan terhadap sistem yang digunakan.
v  Diagram tata letak catatan, digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut (atau field) dalam record.

IV.          Sistem Akuntansi Berbasis Komputer
Sistem akuntansi berbasis computer dibagi menjadi dua kelompok besar: sistem batch dan sistem real-time.
v  Perbedaan antara sistem batch dan real-time
§  Jeda waktu. Sistem batch menyusun transaksi ke dalam kelompok untuk sebuah pemrosesan. Sedangkan pada Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa muncul.
§  Sumber daya. Secara umum sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya pemrograman, waktu computer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem real-time. Sedangkan pada Sistem real-time menggunakan file akses langsung memerlukan peralatan penyimpanannya yang lebih mahal, seperti cakram magnetis.
§  Efisiensi Operasional. Pada Sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari dapat menciptakan ketidakefisienan operasional. Namun demikian, pemrosesan batch dari akun yang nonkritis memperbaiki efisiensi operasional dengan mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan pada saat-saat penting dalam pemrosesan.
v  Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif
§  Sistem Warisan Versus Sistem Modern
Tidak semua organisasiatau perusahaan menggunakan sistem informasi yang modern. Pada sistem warisan umumnya memiliki fitur berikut ini: memiliki aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar untuk pentimpanan data, namun basis data hierarkis dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem warisan yang lebih maju.
Sistem modern cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan memproses transaksi secara real-time. Meskipun ini merupakan tren di banyak organisasi atau perusahaan, juga masih banyak sistem modern yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch.
§  Pembaruan File Master dari Transaksi
Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu beberapa field untuk mereflsikan pengaruh dari suatu transaksi.
v  Pemrosesan Batch Dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-Time
Pendekatan pemrosesan data yang terkenal, khususnya pada perusahaan besar adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai operasional yang efisien.
v  Pemrosesan Real - Time
Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat sedang terjadi. Sistem semacam ini memiliki banyak keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan, dan perbaikan keputusan pelanggan. Pemrosesan real-time sesuai dengan sistem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling berbagi record umum. Sistem ini menggunakan teknologi local are network (LAN) dan wide are network (WAN).
Pengendalian Internal

I.            Konsep Dan Prosedur Pengendalian Internal.
Pembuatan dan pemeliharaan suatu sistem pengendalian internal adalah sebuah kewajiban yang harus dilakuakn oleh pihak manajemen perusahaan. Aspek dasar dari sebuah tanggung jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwasanya perusahaan tersebut dikendalikan dengan baik. Selain itu, pihak manajemen juga bertanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan yang andal secara tepat waktu, sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk melakukan kewajiban ini.
II.            Konsep Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya:
§  Menjaga aktiva perusahaan.
§  Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi.
§  Mendorong efisiensi dalam operasional.
§  Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.
v  Memodifikasi Asumsi.
Tujuan pengendalian ini adalah empat asumsi dasar tambahan yang membimbing para desainer serta auditor sistem pengendalian internal.
§  Tanggung Jawab Manajemen. Konsep ini meyakini bahwa pembuatan dan pemeliharaan sebuah sistem pengendalian internal merupakan tanggung jawab dari pihak manajemen.
§  Jaminan yang wajar. Sistem pengendalian internal harus menyediakan jaminan yang wajar, bahwa kemudian keempat tujuan umum dari pengendalian internal dapat terpenuhi secara efektif dari segi biaya. Ini berarti bahwa tidak ada sistem pengendalian internal yang sempurna dan bahwa biaya untuk mencapai pengendalian yang lebih baik tidak boleh melebihi manfaatnya.
§  Metode Pemrosesan Data. Setiap pengendalian internal memiliki keterbatasan. Hal ini meliputi :
~      kemungkinan kesalahan, tidak ada sistem yang sempurna,
~      pelanggaran oleh personal dapat melanggar sistem melalui kolusi atau cara lain,
~      pelanggaran manajemen atau pihak manajemen berada dalam posisi melanggar prosedur pengendalian dengan secara pribadi menyimpangkan transaksi atau dengan mengarahkan bawahan, untuk melakukan hal tersebut, dan
~      berubahnya kondisi-kondisi dapat berubah dengan berjalannya waktu hingga pengendalian yang ada menjadi tidak berjalan.
   v  Eksposur dan Risiko
  Sistem pengendalian internal sebagai pelindung yang akan  melindungi aktiva perusahaan dari   banyaknya peristiwa yang tidak diinginkan berupa penyerangan  terhadap perusahaan. Ini semua meliputi usaha untuk akses secara tidak sah ke aktiva perusahaan (termasuk informasi): penipuan yang dilakukan oleh orang dalam dan luar perusahan; kesalahan karena karyawan tidak kompeten, program komputer salah, dan data input yang rusak; serta tindakan yang salah,seperti akses tidak sah oleh backer komputer, serta ancaman virus komputer yang menghancurkan progran dan basis data.
v  Model Pengendalian Internal untuk Pencegahan Pendeteksian Perbaikan.
§  Pengendalian Pencegahan adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan.
§  Pengendalian Pemeriksaan adalah berbagai alat, teknik, dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan yang lepas dari pengendalian pencegahan.
§  Pengendalian Perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya.
III.            Komponen Pengendalian Internal.
Pengendalian internal yang dijelaskan dalam SAS 78 terdiri aras lima komponen sebagai berikut:
v  Lingkungan pengendalian adalah dasar dari empat komponen pengendalian lainnya. lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan memengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan, berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah:
§   Integritas dan nilai etika manajemen.
§   Struktur organisasi.
§   Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit, jika ada
§   Filosofi manajemen dan siklus operassionalnya.
§   Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas.
§   Metode manajemen untuk menilai kinerja.
§   Pengaruh eksternal.
§   Kebijakan dan praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya.
v  Penilaian Resiko.
Organisasi atau perusahaan harus melakukan penilaian risiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola berbagai resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan.
v  Informasi dan Komunikasi.
Sistem informasi akuntansi terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk melakukan, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi, dan mencata berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait di dalamnya. Kualitas  dari suatu informasi yang dihasilkan oleh SIA berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputusan dalam hubungannya dengan operasional perusahaan, sewrta membuat laporan keuangan yang andal.
v  Pengawasan.
Pihak manajemen harus memastikan bahwa pengendalian internal berfungsi seperti yang dimaksudkan. Pengawasan adalah proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan.
v  Aktivitas Pengendalian.
adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi. aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yang berbeda: pengendalian computer dan pengendalian fisik.
IV.            Peran Penting Pengendalian Internal

Ada lima komponen pengendalian internal yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, dan aktivitas pengendalian-menyediakan auditor informasi yang penting mengenai risiko penyalasajian yang penting dalam laporan keuangan dan penipuan.

0 komentar:

Poskan Komentar